Entrevistar, Incorporar y Entrenar nuevos empleados de forma remota. Algunos consejos prácticos.

El mundo de recursos humanos ha experimentado una transformación trascendental en la forma de hacer las cosas. A medida que el COVID-19 siga evolucionando, tendremos más organizaciones y funcionarios trabajando desde casa. Lo que significa que tendremos más entrevistas de trabajo de forma virtual, más líderes conduciendo entrevistas remotas e incorporando nuevos empleados. En estos tiempos de pandemia y con seguridad, luego de la pandemia, el concepto del ‘contacto humano’ para efectos de procedimientos de recursos humanos cambiará. Todas las organizaciones en estos tiempos de crisis han tenido que contratar, incorporar y entrenar nuevos funcionarios—todo, de forma remota. Es decir, no han podido conocer a la persona nueva ingresando a la organización de forma personal. No ha habido una oportunidad para experimentar y evaluar de forma presencial al nuevo(a) funcionario(a). Tampoco ha habido espacio físico para conectar con esa persona. Sin embargo, el negocio tiene que continuar y así también los procedimientos de recursos humanos. En este artículo deseo compartirte algunas ideas prácticas para adaptar las estrategias presenciales de algunas áreas de recursos humanos, al mundo remoto y virtual, para poder tener éxito en la entrevista, incorporación y entrenamiento de los nuevos empleados de una organización. Entrevista de forma remota. Quienes lideran las entrevistas son los mismos gerentes y líderes. Las entrevistas virtuales son más sencillas de organizar, pero requieren más preparación intencional. Aquí te comparto algunas estrategias tácticas para desarrollar entrevistas de forma virtual exitosamente.

1. Preparación. El gerente, o quien esté liderando la entrevista, tiene que preparar sus preguntas situacionales y de competencias blandas antes de tiempo. Tiene que hacer un esfuerzo en llegar con una estructura de preguntas para maximizar la entrevista. Es muy importante que no entren a la entrevista de forma informal. Quién lidera la entrevista le dará el tono y la importancia a la entrevista de acuerdo con su presencia virtual, su vestimenta y su preparación. Es muy importante darle un toque personal—empieza hablando de la situación actual, de cómo la organización se está adaptando, el rol que tiene esta posición en la organización y, por último, pregúntale al entrevistador, algo para conocerlo mejor y romper el hielo.

2. Evaluación. En una entrevista presencial, la evaluación tiene otra dinámica pues el entrevistador tiene la habilidad de observación. En una entrevista remota, la capacidad de observación no es completa. Por ende, esta es la etapa más crítica en una entrevista remota. Entonces, ¿qué podemos hacer para simular una entrevista presencial?

3. Preguntas situacionales. Las preguntas situacionales presentan situaciones hipotéticas. En este sentido, se le está pidiendo al candidato desarrollar una respuesta a base de una posible situación real que se pueda dar en el trabajo. Observa detenidamente su preparación a la respuesta, mientras escucha la pregunta, luego cómo desarrolla la respuesta (estructura de pensamiento) y finalmente, cómo ejecuta su respuesta. Estas preguntas dan lugar a respuestas que te permitirán evaluar bien su ‘proceso de pensamiento y reacción.’

4. Preguntas de comportamientos. Las preguntas de comportamiento son aquellas que se centran en cómo ha manejado diferentes situaciones de trabajo en el pasado para revelar su personalidad, habilidades y destrezas. Es querer ver como resuelve, coordina y ejecuta entre otras cosas. Presta atención a su estructura de pensamiento. Esto te dará una idea de su enfoque a resolver problemas y procesar información. Es importante hacer preguntas de seguimiento si quieres continuar explorando su proceso de pensamiento.

5. Juego de Roles. Las plataformas virtuales permiten hacer este tipo de evaluación. El juego de roles es una estructura de aprendizaje que permite aplicar el contenido de forma inmediata a medida que se les asigna el rol de un tomador de decisiones que debe tomar una decisión con respecto alguna política u otra temática. Esta evaluación te permite ver ‘en acción’ al entrevistado. Te ayuda a ver cómo se maneja en una situación y su desempeño en ella.

Estas tres herramientas de entrevistas que se usan en un escenario presencial son igual de efectivas en una entrevista remota. La clave es la preparación y atención a las respuestas para luego valorar estas con las necesidades de la posición y organización. Incorporar nuevos empleados de forma remota. Es diferente. Suena paradójico y hasta imposible. Sin embargo, hay formas de hacerlo posible y productivo. Según un estudio del Harvard Business Review, 75% de las organizaciones continúan incorporando líderes a sus organizaciones. Sin embargo, sólo 17% cuenta con sistemas de incorporación remota. En este vacío de sistemas y programas de incorporación remota, ¿Qué podemos hacer?

1. Objetivos claros a corto plazo. Todo nuevo funcionario quiere ser útil y agregar valor desde el primer día. Si la contratación se dio como consecuencia de la pandemia, los objetivos a corto plazo tienen que ser claros y directos. Si fue una contratación antes de la pandemia, hay que acelerar su rol en la organización y definir los objetivos a corto plazo.

2. Plataforma o proceso de aprendizaje sistemático y estructurado. Rápidamente, para acelerar la integración del nuevo funcionario, hay que desarrollar de forma virtual un proceso de aprendizaje que incorpore políticas, reglamentos, documentos, procedimientos, estrategia, etc. que sean relevantes para la posición y de fácil acceso. No es necesario una plataforma sofisticada si hay una limitante de recursos. Organizar la documentación virtual es lo más importante. El repositorio de donde se encuentra es secundario.

3. Programa peer-to-peer. Encontrar dos tipos de peers. Uno que sea su par en posición o rol y el otro, un peer de incorporación. El peer (compañero) de la posición será aquel que lo ayude a navegar el tema de la función en la organización. Es decir, orientarlos al negocio y su contexto. Le ayudará abordar temas de negocio y de objetivos organizacionales. El/La compañero(a) de incorporación, es aquel que cumple una función de ‘amigo organizacional.’ Este peer facilita las conexiones internas que serán útiles e importantes para el éxito de su rol. Ayudarán también con navegar procesos y sistemas. Y, por último, y quizás un componente muy importante, es de ayudarles a asimilar la cultura organizacional del ‘como se hacen las cosas aquí.’

4. Plan de participación conjunta. Construir una agenda que identifique empleados y líderes claves para el éxito de la posición. Estos son los contactos ‘must have.’ Esta agenda tiene que ser precisa, detallada y estructurada ya que será ejecutada en un ambiente virtual. Las personas incluidas tienen que cumplir una función crítica para esta nueva incorporación y deben tener un orden cronológico y contextual. Esta agenda tiene que ser preparada por el liderazgo alineado a este nuevo empleado. La ejecución de esta agenda es vital y tiene que haber un responsable de hacerle seguimiento.

5. Equipos virtuales. Introducir al nuevo empleado de forma virtual a su equipo. Simular una reunión de bienvenida de forma virtual y de forma muy colaborativa. Indispensable programar one-on-ones con todo el equipo. Ya sea que la nueva persona es un gerente o un contribuidor individual, es muy importante tener estas reuniones individuales. Es en estas reuniones es donde se empieza a desarrollar el vínculo emocional y conexión que es importante para el éxito de todo funcionario en una organización.

La incorporación de nuevos empleados de forma remota es un reto que debemos abordar para la continuidad del negocio y de nuestras organizaciones. Siguiendo estos pasos adaptados a la cultura y necesidades de tu organización te dará una base por dónde empezar a construir un sistema de inducción virtual que es vital para el éxito de los nuevos empleados. Entrenamiento remoto para nuevos empleados. Este entrenamiento se refiere a aprender ‘el día a día’ de la función. Hay dos técnicas que aplicamos en el mundo presencial que podemos trasladar al mundo virtual—shawdowing (observación en tiempo real) y on the job training (aprendiendo mientras hago).

1. Shadowing es cuando estas al lado de la persona observando en tiempo real como se hace el trabajo. En el mundo virtual, con herramientas como Zoom, Microsoft Teams, Google Teams, entre otros, se puede ‘compartir pantalla’ y observar en tiempo real el trabajo. También, se puede hacer, por ejemplo, videoconferencias como forma de observación de cómo se hace el trabajo. Tomemos una función en ventas. Para orientar a un nuevo funcionario en ventas, un shadowing sería conectar al nuevo empleado a una venta real para que aprenda, escuche y vea cómo se ejecuta el trabajo. Así mismo, tomemos una posición en marketing o finanzas. Ver como se hace (por video) es prácticamente lo mismo que verlo en vivo y en directo. Hay que maximizar y potenciar todas las funcionalidades de las plataformas que vemos hoy en día para poder colaborar y compartir información. La clave está en ser creativos e innovadores en este tema de entrenamiento. Tenemos que maximizar el uso de las tecnologías que tenemos para adaptar la enseñanza remota en la etapa de entrenamiento. Está en cada uno hacerlo.

2. Aprendiendo mientras hago es otra forma que podemos aplicar virtualmente. Sería la otra cara del shadowing. Es permitirle al nuevo empleado, hacer el trabajo, bajo observación (virtual) de algún experto interno, cosa que, una vez finalizada la tarea, pueda recibir retroalimentación. Este entrenamiento será más intensivo de forma virtual porque el tiempo es menor y la concentración también. Lo importante es estructurar este tiempo de intervenciones de forma sistemática por un periodo de tiempo y con tareas específicas para asegurarse que el nuevo empleado haya tenido la oportunidad de aprender sobre las tareas que tiene que hacer.

3. Flexibilidad, Disponibilidad y Actitud Constructiva. Y como en todo trabajo, está el componente humano. Es de vital importancia que quien esté entrenando cuente con disponibilidad y flexibilidad. Debe tener la capacidad de responder más preguntas de lo normal dada la situación. Así mismo, ser flexible en su forma de entrenar y adaptarse y cambiar cuando sea necesario. Pero, sobre todo, tener una actitud constructiva. Esto es muy importante. Si el/la que entrena no hace un buen trabajo humano, el entrenamiento será un fracaso. Por eso es importante entender el impacto que uno tiene en el entrenamiento del otro. Al final, el éxito de todos es de uno también.

Estas sugerencias prácticas inténtalas en tu organización. Son una base para empezar a crear programas sistemáticos, políticas internas y reglamentos que apoyen estos procedimientos de contratación, incorporación y entrenamiento remoto. No es la situación óptima. La realidad es que nada podrá reemplazar el contacto físico. Sin embargo, es momento de reinventarse y transformar las cosas que veníamos haciendo. Lo que verán es que si, se puede con colaboración, actitud constructiva, creatividad y mucha disposición. Es cuestión de querer para que las cosas sucedan. Te invito a intentar estas aplicaciones prácticas en tu organización. Verás que reducirás tus costos y tu riesgo operacional disminuirá porque tendrás un sistema operativo de contratación, inducción y entrenamiento remoto. Es con la visión que las cosas suceden. Aplica estas ideas en tu organización y verás resultados positivos.